Immer wieder lese ich von den 5 Phasen des Delegieren oder den 5 Stufen des Delegieren. In diesem Artikel will ich dir erklären, warum diese 5 Phasen des Delegieren meiner Meinung nach nebensächlich sind und warum du dich auf ganz andere 5 Schritte konzentrieren solltest, die sich weit mehr lohnen werden. In den kommenden 7 Lese-Minuten verrate ich dir welche das sind.

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Die 5 Phasen des Delegieren

Lass uns zunächst einmal auf die herkömmlich und vielseitig bekannten 5 Phasen des Delegieren eingehen. Hier die Übersicht dazu:

• Phase 1: Mach genau was verlangt wird
• Phase 2: Finde Lösungen und berichte mir die Optionen!
• Phase 3: Finde Lösungen, berichte Optionen, schlage Lösungsweg vor!
• Phase 4: Entscheide selbst und berichte mir über deine Entscheidung!
• Phase 5: Triff die Entscheidung selbst!

Im Prinzip eine Auflistung die sehr sinnvoll ist, weil du mit deinem Mitarbeiter oder Executive Assistant nach und nach eine Vertrauensbasis aufbauen kannst. Zunächst einmal ist alles klar vorgegeben, der neue Mitarbeiter also vom mitdenken befreit, und am Ende arbeitet der neue Mitarbeiter völlig selbstständig und mit der vollen Entscheidungsbefugnis.

Das Problem dieser 5 Phasen des Delegieren

Warum ich ein Problem mit diesen 5 Phasen des Delegieren nicht glücklich bin, ist relativ einfach erklärt:

• Ich halte sie in dieser Art und Weise in der Praxis für nicht anwendbar.
• Sie sind nicht systematisiert und damit nicht einfach duplizierbar.
• Verlässt der entsprechende Mitarbeiter das Unternehmen, dann beginnt das ganze Theater wieder von vorne.

Im Titel habe ich, zugegebener maßen etwas reißerisch von „Schwachsinn“ gesprochen. Ich meine damit aber nicht, dass diese 5 Phasen des Delegieren nicht ihre Daseinsberechtigung haben. Ich meine damit, dass in der praktischen Anwendung und auch in allen Artikeln und Publikationen zu diesem Thema ein entscheidender Faktor vernachlässigt wird. Und genau deswegen wird vor allem in Phase 1 dieser 5 Phasen des Delegieren, in den meisten Unternehmen auch vollkommen falsch angewendet.

„Phase 1: Mach genau was verlangt wird“ – aber wie?

Phase 1 heißt, in den meisten Unternehmen der einschulende Mitarbeiter sitzt neben dem einzuschulenden Mitarbeiter und alles wird mindestens einmal, in der Regel aber wesentlich öfter erklärt und durchgekaut. Zwei Mitarbeiter, die beide vollkommen unproduktiv sind, zumindest in der ersten Phase der Einschulung. Was soll daran bitte gut sein?

Meine Herangehensweise ist eine vollkommen andere und daher habe ich auch vollkommen andere 5 Phasen des Delegieren entwickelt.

Meine 5 Phase des Delegieren

Ich bin mit den herkömmlichen 5 Phasen des Delegieren in der Praxis gescheitert. Sowohl in meinem eigenen Unternehmen, wie auch in den Unternehmen meiner Klienten. Das ist alles lieb, nett und auch nachvollziehbar, jedoch sieht es danach aus, als hätte sich diese herkömmlichen 5 Phasen des Delegieren jemand im stillen Kämmerlein überlegt, aber nie praktisch angewandt. Zumindest ist das mein Eindruck. Und dann kamen viele andere Menschen und haben einfach nachgeplappert und nachgeschrieben, ebenfalls so vermute ich mal, dieses System einer Praxistauglichkeit zu unterziehen.

In der praktischen Anwendung habe ich mit meinen 5 Phasen des Delegieren viel bessere Erfahrungen gemacht, sowohl für mich selbst, als auch in jenen Unternehmen, die ich betreut habe. Gehen wir sie jetzt Schritt für Schritt durch:

Phase 1: Systematisiere so viele Prozesse wie möglich

Bevor ich noch daran denke, die erste Aufgabe überhaupt zu delegieren, setze ich mich hin und systematisiere alle meine Prozesse. Ich erstelle Anleitungen, Tutorials, Vorlagen, Checklisten und alles, was ich brauche, um diese Aufgabe im Anschluss delegieren zu können.

Lass mich hier ein paar Beispiele geben:

• Wenn ich die Aufgabe „Podcast produzieren“ delegieren will, dann muss ich zunächst einmal festlegen, was Schritt für Schritt zu tun ist. Ich spreche den Podcast also ein und speichere die Sound-Datei ab. Das ist und bleibt natürlich meine Aufgabe. Aber alles was danach kommt, will ich delegieren. Und dazu muss ich den Prozess systematisieren. Ich muss also eine Schritt-für-Schritt-Anleitung schaffen, die am besten sogar jeder Laie umsetzen kann.
• Wenn ich will, dass jemand für mich das Beantworten meiner Mails übernimmt, dann muss ich mir zunächst einmal einen Monat Zeit nehmen und alle Mails die auch von anderen bearbeitet werden könnten in E-Mail-Vorlagen gießen, die ein Assistent oder Mitarbeiter dann nur noch anpassen und einfügen muss.
• Will ich das Online stellen eines Blogartikels delegieren, dann muss ich nach dem schriftlichen Prozess, den natürlich weiterhin ich mache, alle anderen Prozesse dokumentieren und daraus Anleitungen und Checklisten erschaffen.

Ist das Arbeit? Ja selbstverständlich! Sehr viel Arbeit sogar. Aber ist es auch Arbeit, die Sinn macht? Ja logisch macht es Sinn, denn so kannst du deine Arbeiten fast komplett ohne Einschulung delegieren.

Alles, was ich brauche, ist also Phase 1 der herkömmlichen 5 Phasen des Delegieren:

• Phase 1: Mach genau was verlangt wird
• Phase 2: Finde Lösungen und berichte mir die Optionen!
• Phase 3: Finde Lösungen, berichte Optionen, schlage Lösungsweg vor!
• Phase 4: Entscheide selbst und berichte mir über deine Entscheidung!
• Phase 5: Triff die Entscheidung selbst!

Phase 2: Erstelle eine Präferenz-Liste

Auch das passiert, bevor ich noch daran denke die erste Aufgabe zu delegieren. In meiner Präferenz-Liste steht alles was derjenige, an den ich die Aufgabe delegiere, an Wissen braucht um sie ausführen zu können. Auch hier will ich dir natürlich ein paar Beispiele bringen:

• Wenn ich verreise und mein Assistent die Reise buchen soll, dann weiß er genau, dass ich am liebsten Star Alliance fliege, einen Gangsitz in den ersten 10 Reihen und wenn nicht möglich in den letzten 3 Reihen haben will, Direktflüge sofern möglich ein muss sind und welches Budget er für die entsprechende Reise nutzen kann.
• Sollte ich ihn bitten einen Zahnarzt-Termin für mich auszumachen, dann weiß er welche Zeiten ich bevorzuge (zwischen 10 und 12, denn das ist nach meiner Fokuszeit und ein Zeitraum zu dem es wenigste Wartezeit gibt) und er kennt natürlich auch die Kontaktdaten meines Zahnarztes.
• Wenn ich ihn beauftrage einen Seminarraum zu reservieren, dann weiß er welche Locations ich bevorzuge und wie viel Budget er dafür zur Verfügung hat. Sollte ich an dem Ort noch keine bevorzugten Räumlichkeiten kennengelernt haben, dann hat er eine Checkliste nach der er die entsprechenden Locations suchen und buchen kann.

Ist das Arbeit? Ja selbstverständlich! Sehr viel Arbeit sogar. Aber ist es auch Arbeit, die Sinn macht? Ja logisch macht es Sinn, denn so kannst du deine Arbeiten fast komplett ohne Einschulung delegieren.

Auch hier brauche ich die herkömmlichen 5 Phasen des Delegieren kaum, denn sie sind allesamt in meiner Präferenzliste vorgegeben. Sehen wir uns das als Beispiel für den Seminarraum an:

• Phase 1: Mach genau was verlangt wird!
  Bedeutet in meinem Fall: Suche Seminarräume auf dem alle Punkte der Checkliste zutreffen oder buche schlicht und einfach einen aus der Präferenzliste.
• Phase 2: Finde Lösungen und berichte mir die Optionen!
• Phase 3: Finde Lösungen, berichte Optionen, schlage Lösungsweg vor!
  Bei Kosten über X.XXX,- € / Tag ist dieser Lösungsweg zu wählen.
• Phase 4: Entscheide selbst und berichte mir über deine Entscheidung!
  Bei Kosten unter X.XXX,- € / Tag ist dieser Lösungsweg zu wählen.
• Phase 5: Triff die Entscheidung selbst!
  Geht nicht, ich muss ja wissen, wo ich hin muss 😉

Phase 3: Arbeite nach diesen Prozessen und Präferenzen

So versuche ich alles, was ich delegiere zu systematisieren. Das hat den großen Vorteil, dass de facto fast keine Einschulung notwendig ist und ein Mitarbeiter, der das Unternehmen verlässt, sein Wissen nicht mitnimmt, sondern im Unternehmen belässt.

Alles, was mein Mitarbeiter dazu braucht sind nachbildbare Systeme und meine Präferenzliste.

Phase 4: Systematisiere alle neu hinzukommenden Prozesse

Natürlich werden immer wieder neue Aufgaben und Prozesse notwendig werden. Ich bin zum Beispiel unlängst mit meinem Podcast von meinem alten Hoster zu Podigee gewechselt. Damit hat sich natürlich im Prozess des hochladen des Podcasts einiges verändert.

Diese Veränderungen habe nicht mehr ich systematisiert, sondern mein Assistent hat das selbst getan. Er hat sich das Wissen angeeignet und hat es in Form eines Video-Tutorials und einer Checkliste in unserem Firmen-Wiki abgesichert. Ist er mal krank oder im Urlaub, kann im Notfall ich selbst diese Aufgabe übernehmen oder sehr leicht an einen anderen Freelancer delegieren, wenn ich das wollen sollte.

Phase 5: Ergänze laufend meine Präferenzen-Liste

Letztens habe ich in einem Hotel an einer sehr stark befahrenen Hauptstraße geschlafen. Das war kein besonders erholsamer Schlaf. Ich habe meinem Assistenten das Problem geschildert und nun steht bei Hotelaufenthalten als Präferenz „Zimmer mit Ruhelage“ auf der Checkliste.

Nachdem ich das erste Mal in einem neuen Seminarraum ein Seminar abgehalten habe, fragt er mich regelmäßig, ob er es in die Präferenzliste aufnehmen soll oder nicht. So bleibt also alles immer dynamisch und verändert sich möglicherweise mit der Zeit. Und das im großem und ganzem ohne mein eigenes Zutun.

Aber egal, ob er selbst oder jemand anderer vor dieser Liste sitzt, es ist glasklar was zu tun ist und wie das Endergebnis auszusehen hat. Das macht alles sehr einfach.

Mein Tipp: Zuerst Systematisieren und dann Delegieren

Delegieren ist schon mal ganz gut, aber wenn du dann noch systematisiert delegierst, dann wird das alles perfekt. Damit kann dir auch ein neuer Mitarbeiter oder ein Ausfall eines Mitarbeiters nicht zur Last fallen und deine eigene, sowie die Produktivität deines Unternehmens bleibt hoch.

Wie kann ich ein systematisiertes Delegieren-Konzept umsetzen?

Die Antwort darauf ist relativ einfach, am besten erlernst du das in der Delegieren-Masterclass. Dort zeige ich dir nicht nur wie du so ein Konzept als Unternehmer oder Selbstständiger umsetzt, sondern es erwartet dich noch einiges mehr:

• Wir werden gemeinsam herausfinden, was du alles delegieren kannst.
• Du wirst deine Erwartungshaltung, die du an deine(n) Mitarbeiter hast, glasklar definieren.
• Ich werde dir zeigen, wo du deinen optimalen Executive Assistent finden kannst.
• Du erhältst Anleitungen und Vorlagen für den schriftlichen und mündlichen Bewerbungsprozess und eine Anleitung, wie du mit einem Probetag deinen Top-Mitarbeiter herausfiltern kannst.
• Du bekommst alle Informationen, die du für den optimalen und zeitschonenden Onboarding-Prozess neuer Mitarbeiter brauchst.
• Ich werde dir zeigen, wie du die Zusammenarbeit Schritt für Schritt und ohne großen Zeitaufwand systematisierst.

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