Effiziente Kommunikation im Unternehmen hat eine zentrale Bedeutung für die Produktivität jedes einzelnen Mitarbeiters. Je mehr Kommunikationskanäle, umso mehr Verwirrung. Je mehr Kommunikationskanäle, desto mehr Zeit wird mit dem Suchen nach Informationen verbraucht. In den kommenden 5 Lese-Minuten gebe ich dir sieben Tipps mit auf den Weg, wie du es schaffst eine effizientere Kommunikation im Unternehmen oder im Team zu etablieren.

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Das Problem

Immer wieder bin ich in Unternehmen, um die Produktivität der Mitarbeiter zu verbessern. Was als erstes ins Auge sticht ist natürlich wie die Kommunikation im Unternehmen abläuft. Und dabei ist es vollkommen egal ob das Unternehmen oder das Team aus fünf, aus fünfzig oder aus fünfhundert Mitarbeitern besteht. Die Fehler, die ich sehe, sind immer dieselben.

Telefon, SMS, WhatsApp, iMessage, Slack, Mail, Facebook Messenger, Asana, Meistertask, Trello, Meetings, persönliches Gespräch und noch viele Kommunikationskanäle mehr, die allesamt völlig unkontrolliert und ohne jegliche Regeln benutzt werden. Die Kommunikation im Unternehmen findet völlig ohne Struktur und ohne klare Regeln statt. Jeder Mitarbeiter arbeitet so, wie er es für richtig hält und damit ist das Kommunikation-Chaos auch schon besiegelt.

Nur wenn die Kommunikation im Unternehmen klaren Regeln und Strukturen folgt, können die Mitarbeiter auch produktiv, effizient und effektiv arbeiten. Sehen wir uns nun also Lösungen zu diesen Problemen an.

Tipp 1: Klare Regeln für den Kalender und für Termine

Eine effiziente Kommunikation im Unternehmen braucht einen bedächtigen aber klaren Umgang mit Terminen.

• Wie und bis wann ist auf eine Termineinladung zu reagieren?
• Auf welchem Kanal erfolgt die Termin-Einladung?
• Wie hat eine solche Einladung überhaupt zu erfolgen?
• Sind die Kalender der einzelnen Mitarbeiter für andere Mitarbeiter im Unternehmen öffentlich einzusehen?
• Wie ist der Umgang mit privaten Terminen oder Urlauben im Kalender?
• Wie werden Termine, an denen mehrere Mitarbeiter teilnehmen müssen arrangiert?

Alles Fragen die keinen offenen Spielraum lassen dürfen. Wenn Frau Maier Termineinladungen via Mail versendet, Herr Huber über den Kalender und Frau Müller das telefonisch erledigt, ist das Chaos vorprogrammiert. Ist hingegen klar vorgegeben wie diese Einladungen zu erfolgen haben, steht einer effizienten Kommunikation im Unternehmen nichts mehr im Wege.

Tipp 2: Klare Regeln für E-Mails

Es ist mittlerweile keine Seltenheit mehr, dass Mitarbeiter über 2 Stunden pro Tag mit der Abarbeitung von E-Mails beschäftigt sind, bzw. das die Posteingänge schon überquellen und gar nicht mehr auf alles reagiert werden kann, ganz zu schweigen davon, dass alle E-Mails überhaupt gelesen werden. Eine effiziente Kommunikation im Unternehmen hat das Ziel, dass die Mitarbeiter möglichst wenig Zeit mit Kommunikation verbringen und möglichst viel Zeit mit dem Abarbeiten von Aufgaben. Die Realität sieht leider anders aus, denn in vielen Unternehmen verbringen Mitarbeiter schon bis zu 80% mit Kommunikation.

Klare Regeln für E-Mails helfen dabei die Kommunikation im Unternehmen effizienter zu machen:

• In welcher Zeit muss auf E-Mails reagiert werden?
• Ist der Versand einer E-Mail überhaupt der richtige Kommunikationsweg für firmeninterne Kommunikation?
• Wie wird mit dem CC-Feld umgegangen?
• Welche Informationen sollen überhaupt via E-Mail versendet werden?
• Wie sieht es mit E-Mails bei einem Urlaub des Mitarbeiters aus?
• Welchen Umfang dürfen E-Mails nicht überschreiten?

Das sind nur ein paar von vielen weiteren Fragen, die in Bezug auf E-Mails geklärt gehören.

Tipp 3: Wann soll NICHT kommuniziert werden

Um den Kommunikationswahnsinn möglichst gut in den Griff zu bekommen und die Kommunikation im Unternehmen effizienter zu machen, sollte sich jede Führungskraft klare Gedanken darüber machen, wann im Unternehmen oder im Team kommunikationsfreie Zeiten sind. Das kann in unterschiedlicher Form sein. So können Mitarbeiter Fokuszeiten haben, an denen sie vollkommen ungestört an ihren Aufgaben arbeiten können.

Es gibt allerdings auch die Möglichkeit meetingfreie Tage einzuführen oder Zeiten festzulegen an denen Meetings im Unternehmen nicht stattfinden dürfen (zum Beispiel an Vormittagen). Ebenso ist die Einführung der Closed Door Policy, also die Politik der geschlossenen Bürotüre möglich. Ist meine Bürotüre offen, dann bin ich bereit um zu kommunizieren, ist sie allerdings geschlossen, arbeite ich intensiv an meinen Aufgaben und will nicht gestört werden. Wenn kein eigenes Büro vorhanden ist, lässt sich das auch gut mit einem „nicht stören“ Schild kundtun.

Je weniger Zeit den Mitarbeitern zur Kommunikation bleibt, umso effizienter wird die Kommunikation im Unternehmen. Das Parkinson‘sche Gesetz besagt ja, dass sich Arbeit in jenem Maße ausdehnt, in der Zeit für die Erledigung zur Verfügung steht. Und ebenso ist es mit der Kommunikation. Je mehr Zeit für Kommunikation im Unternehmen zur Verfügung steht, umso mehr wird über belanglose Sachen diskutiert. Ist die Zeit allerdings knapp bemessen, liegt der Fokus auf den wirklich wichtigen Dingen und Entscheidungen.

Tipp 4: Streiche Status-Meetings aus dem Kalender

„Wenn alles schläft und einer spricht, den Zustand nennt man Unterricht.“ lautet ein schöner Spruch, den ich erst unlängst gelesen habe. Und ebenso ist es bei Status- oder Update-Meetings. Sage und schreibe 45% aller Meetings sind Status- oder Update-Meetings. Ich sage nicht, dass die Informationen, die in diesen Meetings weitergeben werden nicht sinnvoll oder wichtig sind. Ich sage nur, dass solche Meetings im Kalender nichts verloren haben. Was sind nun aber die Alternativen? Ganz einfach:

• Podcasts oder schlichte Audio-Nachrichten
• Videos oder Video-Nachrichten

Ich bin mir sicher, dass du auf WhatsApp oder in einem anderen Kommunikationstool schon mal Audio- oder Video-Nachrichten versendet hast. Und das reicht auch völlig aus. Und es gibt eklatante Unterschiede zu einem Status- oder Update-Meeting:

• Jeder Mitarbeiter kann die Informationen zu der Zeit konsumieren, wann es für ihn am besten passt. Deine Mitarbeiter sind also weder zeitlich, noch örtlich gebunden.
• Im besten Fall kann der Mitarbeiter „tote Zeiten“ wie zum Beispiel die Fahrt zum nächsten Kundentermin nutzen, um die Informationen zu konsumieren.
• Deine Mitarbeiter können fokussiert und konzentriert an ihren Aufgaben arbeiten und werden nicht ständig von einem Meeting-Termin unterbrochen.

In einigen Firmen werden schon kleine Audio- und Videostudios eingerichtet. Das ist für kleines Geld möglich und ermöglicht eine professionelle Aufnahme von Podcasts oder Videos, bei denen auch Powerpoint- oder Keynote-Präsentationen im Hintergrund laufen können. Ein Smartphone reicht aber in der Regel völlig aus.

So einfach kann es sein eine effiziente Kommunikation im Unternehmen oder im Team zu etablieren.

Tipp 5: Klare Regeln, welcher Kommunikationskanal wofür verwendet wird

Eine effiziente Kommunikation im Unternehmen läuft am besten, wenn so wenige Kommunikationskanäle wie möglich verwendet werden. Aus der Erfahrung weiß ich, dass das in vielen Unternehmen aber nicht so leicht möglich ist, weil sich mittlerweile schon mehrere Kanäle etabliert haben. Aber auch das ist halb so schlimm, wenn die Mitarbeiter genau wissen in welcher Situation, welcher Kommunikationskanal zu wählen ist.

• Welchen Kommunikationskanal wähle ich, wenn es wichtig und dringend ist?
• Was ist der geeignete Kommunikationskanal für wichtige, aber nicht dringende Dinge?
• Wie kommuniziere ich, wenn es zwar dingend, aber nicht wichtig ist?
• Und was mache ich bei weder wichtigen noch dringenden Dingen?

Sind diese Fragen eindeutig geklärt, steht einer effizienten Kommunikation im Unternehmen oder im Team nichts mehr im Wege.

Tipp 6: Verändere die Standard-Meeting-Zeit auf 25 Minuten

Einer meiner erst Fragen, wenn es in Unternehmen zum Thema Meetings kommt, ist die Frage wie die Standard-Meeting-Zeit denn ist? In 99% der Fälle lautet die Antwort eine Stunde! Aber warum genau eine Stunde? Florian Gschwandtner, der Gründer von Runtustic hat in einem Interview erzählt, dass er die Standard-Meeting-Zeit von einem auf den anderen Tag bei Runtastic von 60 auf 25 Minuten reduziert hat. Was ist passiert? Gar nichts ist passiert. Auf Grund der knapp bemessenen Zeit mussten alle schnell zum Punkt kommen und das ist gut so.

Das Parkinson‘sche Gesetz von vorhin, trifft auch hier voll zu. Arbeit dehnt sich in jenem Maße aus, in der Zeit zur Erledigung zur Verfügung steht. Wenn ich 60 Minuten Zeit habe, dann werde ich diese 60 Minuten auch füllen, wenn ich aber nur 25 Minuten Zeit habe, wird sich das auch ausgehen, wie man am Beispiel von Runtastic sieht.

Warum nun aber 25 Minuten und nicht 30 Minuten. Auch das kann durchaus sinnvoll sein. Setze die Zeiten zu denen Meetings in deinem Unternehmen starten immer 5 nach Punkt oder fünf nach halb an. Folgt nämlich ein Meeting auf das nächste, was vor allem bei Führungskräften sehr oft der Fall ist, haben die Mitarbeiter fünf Minuten Zeit von einem Meeting zum nächsten zu gehen. Das sorgt dafür, dass Meetings auch pünktlicher starten.

Eine effiziente Kommunikation im Unternehmen oder im Team beinhaltet kurze aber effektive Meeting. Und wo wir gerade beim Thema Meetings sind, da bleiben wir auch gleich dabei.

Tipp 7: Klare Meeting-Regeln

Ja ich weiß schon, alle Firmen haben klare Meeting-Regeln, nur leider hält sich niemand daran oder sie sind so wässrig formuliert, dass jeder was anderes darunter versteht.

• Wie sollen unsere Meetings ablaufen?
• Was ist bei er Vorbereitung des Meetings zu bedenken?
• Wie sollen Meeting-Einladungen aussehen?
• Wie ist das Follow-up zu gestalten?

Je besser jeder Mitarbeiter diese Regeln kennt, umso effizienter ist die Kommunikation im Unternehmen. Ich halte diesen Tipp hier bewusst kurz, denn zum Thema Meeting kann man ein ganzes Buch schreiben, oder einen Videokurs füllen. Zweiteres habe ich übrigens getan. Wenn die das Thema wie du in deinem Unternehmen effiziente Meetings organisierst näher interessiert, dann findest du in der Business-Productivity-Masterclass einen eigenen Kurs dazu.

Der Kommunikationsführerschein für eine effiziente Kommunikation im Unternehmen

Wie jeder eine Lizenz zum Fahren eines Autos braucht, so sollte auch jeder deiner Mitarbeiter eine Lizenz zur Kommunikation absolvieren. Deswegen wird es natürlich auch einen entsprechenden Videokurs mit anschließendem Quiz für deine Mitarbeiter im Business-Productivity-Booster geben. Dabei geht es natürlich auch um diese 7 Tipps hier, aber das ist natürlich nur die Spitze des Eisberges.

Es gibt noch viele weitere spannende Tipps, Tricks und Strategien wie die Kommunikation im Unternehmen verbessert werden kann. Sollte dich das Thema „Produktivität im Team“ näher interessieren, dann lade ich dich recht herzlich zum Webinar „Wie du deine Mitarbeiter binnen 8 Wochen zu Produktivitäts-Maschinen machst und dadurch Umsatz und Gewinn massiv steigerst, ohne sie dabei zu überlasten!“ ein. Dort erfährst du in 90 Minuten 3 spannende Methoden die dich und dein Unternehmen massiv weiterbringen werden.

Bis dahin alles Liebe,

Thomas

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